5 Líneas de acción para prevenir los conflictos de interés

Se entiende por conflicto de intereses, una situación en la que un individuo tiene intereses o lealtades rivales. Es conveniente su manejo adecuado por parte de las organizaciones, puesto que su existencia contribuye al fraude (engaño ilícito o criminal destinado a dar lugar a ganancias financieras o personales) y la corrupción (abuso de poder confiado para el beneficio privado).

Cuando se presenta un conflicto de intereses, es posible que sea difícil cumplir con el trabajo de manera imparcial toda vez que se puede afectar la capacidad de una persona para actuar objetivamente. Un conflicto de intereses puede existir incluso si no se produce ningún acto no ético o inapropiado; sin embargo, puede crear la apariencia de improcedencia, que afecta la confianza en las personas, los procesos, las organizaciones  y los gobiernos.

Usualmente surgen los conflictos de intereses en el curso de actividades comerciales, especialmente durante un proceso de contratación. Los conflictos son variados, pero pueden incluir intereses pecuniarios, intereses legales, asociaciones externas en común o intereses personales o familiares no directos. En el ejercicio de sus funciones, las personas no deben permitirse influir indebidamente en las relaciones familiares, contractuales o comerciales y, a menos que puedan gestionarse eficazmente, no deben tener un conflicto de intereses real, percibido o potencial en relación con sus deberes. Para cualquier situación de conflicto de intereses, se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Percibiría alguien razonable que una persona puede ser influenciada por anteponer su propio interés por delante del interés de la organización?  Esto no tiene por qué ser real ni demostrar que esto es un conflicto de intereses; sólo se necesita ser percibido.

Una buena práctica en el manejo de los conflictos consiste en la implementación de políticas, procesos y estructuras de gobierno que permitan que las situaciones de conflicto de  intereses se traten éticamente y dentro de los principios de transparencia aceptados. Para cada situación, se deben tomar medidas para identificar, evaluar la importancia y gestionar cualquier conflicto de intereses que pueda afectar a las personas y su trabajo.

Si bien los conflictos de intereses pueden ser difíciles de evitar, especialmente en comunidades o servicios especializados, con pocas empresas y personas participantes, es necesario darlos a conocer como una medida de transparencia.

Existen algunas líneas de acción para prevenir los conflictos de interés o para darles un manejo adecuado. A continuación, algunas de ellas:

Aclarar los conflictos de intereses para que las personas los puedan reconocer

Normalmente las empresas cuentan con lo siguiente para informar a sus empleados, colaboradores, clientes y otros terceros acerca de los conflictos de interés:

• Debe haber un código de conducta de organización escrito y
• Debe haber una política de regalos y entretenimiento escrita y aprobada.
• Debe haber una política de conflicto de intereses escrita, transparente y aprobada, que contenga indicaciones sobre lo que es permisible y lo que no. Esto debe alinearse con el apetito de riesgo aprobado por la organización e incluir ejemplos y límites monetarios.
• Un proceso claro para gestionar conflictos de intereses inevitables.
• Un proceso de notificación de terceros para informar de anomalías o conductas indebidas, que podrían ser anónimas.
• Revisar y auditar las actividades para asegurar que la política siga funcionando

La política de conflicto de intereses  debe ser aprobada por el órgano rector; en la mayoría de los casos esta será la junta de directores. Así mismo, debe haber responsabilidades claras y delegaciones para revisar los conflictos de interés.

1. Ayudar a las personas a evitar conflictos de intereses.

• Debe capacitarse y concientizarse al personal, para que sepan lo que se espera de ellos en relación con el conflicto de intereses.
• Las capacitaciones deben iniciar en la inducción a la organización, luego como parte del plan anual de actualización.
• La capacitación debe extenderse a todos los empleados, contratistas y proveedores, con registros guardados.

2. Exigir a las personas que  declaren formal y  adecuadamente cualquier conflicto de intereses que puedan tener.

• Debe haber un proceso eficaz de auto información cuando surja una situación de conflicto de intereses.
• Debe haber un proceso para la notificación de terceros por anomalías o conductas indebidas, que pueden ser anónimas.
• Debe haber un código anual de conducta y declaración de conflicto de intereses firmado por cada empleado, contratista y proveedor.

3. Exigir una gestión transparente de los conflictos de intereses. 

• Cada unidad de negocio debe incluir el conflicto de intereses como una consideración en las agendas de reuniones, evaluaciones de riesgos y registros de riesgos. Esto será más importante cuando la gestión de la unidad de negocio tenga responsabilidades de adquisiciones.
• Las instancias de conflicto de intereses deben notificarse inmediatamente a una autoridad competente en consonancia con la política de la organización para hacer frente a los conflictos de intereses.
• Debe haber un proceso claro para gestionar conflictos de intereses inevitables.
• La definición final de la existencia o no de un conflicto de intereses debe ser el comité de auditoría.
• Debe haber una presentación periódica de informes sobre conflictos de intereses al comité de auditoría, al menos anualmente.

4. Las infracciones se deben investigar adecuadamente.

• La compañía debe contar con un proceso para identificar infracciones. Esto debería incluir actividades de revisión y auditoría.
• Debe definirse claramente quién puede aceptar un conflicto o situación de interés, o autorizar nuevas acciones.
• Las sanciones deben definirse, difundirse y
• En última instancia, las acusaciones probadas deberían dar lugar a las sanciones pertinentes (terminación del empleo y acción judicial, si corresponde)

5. Mantener buenos registros

• Debe mantenerse un buen registro y documentación para conflictos de intereses, que contenga información precisa y concisa.
  Ahora bien, es importante identificar algunas situaciones en las que pueden presentarse conflictos de interés, para darles un manejo apropiado y tomar las decisiones que correspondan:
• La contratación de un solo proveedor puede estar justificada en determinadas circunstancias, pero puede levantar banderas rojas y percepción de favoritismo  o conducta inapropiada. Estas situaciones deben ser apoyadas por un caso de negocio sólido validado independientemente del gerente que está adquiriendo.
• La contratación para comprar bienes o servicios a los proveedores debe probarse periódicamente en el mercado mediante un proceso de adquisición transparente. Se levanta una bandera roja donde un proveedor tiene un contrato durante mucho tiempo sin pruebas de mercado.
• Los obsequios de los proveedores casi siempre se proporcionan para influir en las adquisiciones futuras.
  Hay que ser cautelosos al suscribir contratos con los proveedores, en cuanto a su duración y condiciones.
• Los altos directivos no deben sentarse en juntas o comités de organizaciones que sean proveedores que suministran bienes o servicios, o que pretendan lograr ese estatus.
  Cuando un alto directivo tenga una relación con un proveedor o alguien conectado a un proveedor, ya sea actual o histórico, no debe participar en actividades de compras con ese proveedor.

Es importante que la delegación para efectuar una contratación, por parte de alguien responsable, nunca debe asignarse a un subordinado, sino a alguien  con una posición igual o superior, fuera de su unidad de negocio.

No hay que olvidar que la confianza es un débil control para gestionar conflictos de intereses y  no puede ser visto como transparente.

Si se tienen en cuenta los comentarios y planteamientos antes considerados, es posible lograr una mitigación de los riesgos que traen consigo los conflictos de interés. Los auditores deben estar atentos a estas situaciones y evaluar los controles respectivos.

Fuente:
blog.portafolio.co