7 habilidades de comunicación para trabajar en equipo

Cada vez que consultamos en workshops y talleres “¿qué necesitas que mejore tu equipo?” las respuestas son casi siempre “que trabajen en equipo” y “que se comuniquen bien”. Como esas dos frases se repiten todo el tiempo, el año pasado en un taller les preguntamos a directores, directoras y jefes de varias empresas, cómo se daban cuenta de que sus colaboradores trabajaban en equipo y se comunicaban bien, cuáles eran los indicadores cuando sí lo conseguían.

Las ideas, situaciones y problemas que surgieron fueron muchísimos. Solo dentro de la categoría “mala comunicación” aparecieron más de 25 “falta de” como falta de liderazgo, falta de creatividad y falta de análisis. Esto es porque lo que percibimos como un problema de comunicación, un problema de trabajo en equipo o un problema de liderazgo, siempre está conectado a una red de habilidades transversales y técnicas de la que forma parte. La gran ventaja es que al entrenar una habilidad se desarrollan, en alguna medida, también las otras. 

En esta nota comparto siete de los veinte indicadores que utilizamos para trabajar en ese taller y al final presento una lista con preguntas de verificación (checklist) para identificar las competencias.

 
Indicadores de que nuestro equipo / colaboradores / líderes trabajan en equipo y se comunican bien: 

• Ofrecen información puntual pero contextualizada.
• Conversan abiertamente y resuelven problemas.
• Hacen pedidos precisos y dan instrucciones claras.
• Tienen menos reuniones y trabajan de forma autónoma.
• Hablan asertivamente, con tono amable y enfocado al objetivo.
• Escriben con simplicidad y formalidad (sin formalismos).
• Organizan, actualizan y disponibilizan* la información.

1. Ofrecen información puntual pero contextualizada

Ofrecer información específica incluye también los datos de contexto necesarios para que se pueda interpretar correctamente, por ejemplo, si es una conversación que tiene historia, si remite a una normativa, si es necesario comprender un ambiente en el que se desarrolló esa información, etc. Además de la omisión de datos centrales para la comprensión como canales, medios, datos de contacto, fechas, etc., en muchas comunicaciones falta o no queda clara cuál es la acción requerida, es decir, qué acción se espera que realice quien lee / oye. Este punto conecta también con responder a todo lo que se recibe como consulta, lo que implica una gestión de los pedidos (ver punto 3).

2. Conversan abiertamente y resuelven problemas

Son muy pocos los equipos de trabajo -los grupos humanos, las personas participantes de reuniones, etc.- que conversan abiertamente, con franqueza, sin dar vueltas ni perderse en eventualidades. Para trabajar en equipo y resolver problemas hay que perder el miedo al juicio y participar de forma que la conversación se agilice: preguntando, afirmando, dudando, confrontando o incluso sonriendo. Si el centro de la conversación son los objetivos del equipo (reunión, grupo, etc.) y las personas que quieren lograr el objetivo, los aportes fluyen (orientación al logro).  

3. Hacen pedidos precisos y dan instrucciones

La mayoría de las comunicaciones en el ámbito laboral son pedidos. Revisa tus correos y chats ¿para qué te comunicas? Verás que casi siempre para que alguien haga algo o para dar respuesta a algo que te pidieron (seas la administrativa, el jefe, la CEO o el contador). Por tanto, la precisión en el pedido y la respuesta al pedido constituyen una habilidad básica para trabajar en general y para trabajar en equipo, especialmente. A ello hay que sumarle las instrucciones, es decir, el cómo hacer lo que hay que hacer. En este punto, la construcción de la información por medio de preguntas específicas u orientadoras es altamente eficaz y colaborativo.

4. Tienen menos reuniones y trabajan de forma autónoma

Estas dos ideas las formulamos juntas porque se retroalimentan: la autonomía impacta en la menor cantidad de reuniones y en el alcance del propósito. Las reuniones efectivas son aquellas en las que se avanza sobre un tema en el que ya se está colaborando, pero la realidad es que la mayoría son para “ver o enterarse de unos temas”. Algunas reuniones son para sentirse en compañía y algunas para diluir o hacer más llevadero un problema, en ambos casos es conveniente identificar las emociones y considerarlas parte de la agenda. En todos los casos potenciar la autonomía de los colaboradores y desarrollar la metodología de trabajo es un camino para tener menos reuniones y más eficientes. Porque, además, reunirse no es necesariamente trabajar en equipo, es reunirse.

5. Hablan asertivamente, con tono amable y enfocado al objetivo

La comunicación asertiva es una habilidad muy muy compleja. Y si ya es difícil lograrla con una sola persona, es mucho más difícil con un grupo donde la exposición es mayor. Hay 5 acciones concretas y en primera persona para comunicarse asertivamente con el equipo: 1) conocerse y conocer al equipo; 2) desarrollar la seguridad personal y aportar para que el espacio en el que se actúa también sea seguro; 3) entender el objetivo; 4) que las personas sean más importantes que el proceso y el resultado; y 5) que exista equilibrio en todos los puntos anteriores. Encontramos personas enfocadísimas en el objetivo pero que pasan por encima de otras y en el extremo opuesto, personas dispuestas a renunciar al objetivo ante el más pequeño comentario. Ni lo uno ni lo otro. Asertividad es enfoque con amabilidad y en esto hay que insistir todo el tiempo (perseverar).

6. Escriben con simplicidad y formalidad (sin formalismos) 

Un gran porcentaje de la comunicación del equipo es escrita, en mails, chats, documentos y otros. El principal desafío para escribir bien es colocar en el centro al lector/usuario de la información. Las formas académicas / escolares, las ideas previas acerca de lo que es “escritura formal” (y hasta cierta pretensión literaria en algunos casos), son obstáculos para la comunicación en los equipos de trabajo. ¿Por qué? Porque para comunicarse efectivamente hay que ser comprensible, es decir, exponer rápida y brevemente el motivo del mensaje y la acción requerida, evitando arcaísmos, formalismos, exceso de palabras, redundancias, etc. Por otro lado, la sintaxis tiene que ser simple, preferentemente construida con verbos simples y oraciones breves con sujeto + predicado.  Una manera de lograr un lenguaje formal actual es desarrollar un estilo de escritura institucional con pautas y recomendaciones para los usuarios. 

7. Organizan, actualizan y disponibilizan la información 

Mucho del éxito de la comunicación en los equipos depende de que sus miembros cuenten -en tiempo y forma- con información actualizada durante los procesos o proyectos en los que trabajan. La información es accesible cuando tiene sentido para la persona a la que se dirige porque, no solo está organizada y disponible, sino que está “curada”, enmarcada, conectada (recupera las informaciones con las que se relaciona) y es autoejecutable (no requiere un “tutorial” externo). En definitiva la información es relevante porque está recortada del resto de informaciones; el exceso de información, de frecuencia, de datos, etc. disminuye la relevancia pero, como mencioné en el punto 1, aunque específica, igualmente debe considerar su contexto. Un contexto que muchas veces es solo una palabra o un enlace.

Lista de verificación 

Las preguntas de este checklist son sobre los procesos, pero se pueden redefinir desde las personas también, incluso algunas están formuladas de forma que son aplicables a ambas. Solo son 4 preguntas por ítem para dar una orientación, puedes partir de ellas y desarrollar otras que se ajusten a tu equipo.

Ofrecer información puntual pero contextualizada

• ¿La información es puntual y contextualizada?
• ¿Se aportan los antecedentes, historia, ambiente, etc. necesarios para comprender el mensaje?
• ¿La información es específica, comprensible para quien lee / escucha y no faltan datos ni información de contexto?
• ¿La acción requerida es explícita?

Conversar abiertamente y resolver problemas

• ¿La conversación es abierta y tendiente a resolver problemas?
• ¿La conversación es ágil y enfocada?
• ¿La conversación es asertiva y expresa la forma en que se puede llegar al objetivo?
• ¿Todas las personas de la conversación están pudiendo expresar su punto de vista?

Hacer pedidos precisos y dar instrucciones claras

• ¿El pedido es preciso?
• ¿Las instrucciones son claras?
• ¿Demanda toda la información necesaria?
• ¿Responde a todo lo consultado?
• ¿Crea procedimientos?

Tener menos reuniones y trabajar de forma autónoma

• ¿Se identifica la metodología de trabajo en la reunión?
• ¿El tema de la reunión ya se viene tratando en otras instancias?
• ¿La reunión es necesaria?
• ¿La reunión evidencia y potencia la autonomía de sus participantes?

Hablar asertivamente, con tono amable y enfocado al objetivo

• ¿Existe autoconocimiento y conocimiento del equipo?
• ¿Existe seguridad personal y el espacio en el que se actúa es percibido como seguro?
• ¿Se comprende el objetivo?
• ¿Las personas son más importantes que el proceso y el resultado?
• ¿Existe equilibrio entre los objetivos, el proceso y el trato a las personas?
• ¿La comunicación es amable?
• ¿La comunicación es asertiva?

Escribir con simplicidad y formalidad (sin formalismos)

• ¿El texto es comprensible para sus destinatarios?
• ¿Expone al comienzo del texto el motivo del mensaje y la acción requerida?
• ¿El lenguaje utilizado es actual, dinámico, fácil de leer, formal y respetuoso?
• ¿La estructura gramatical y la sintaxis son construcciones simples?

Organizar, actualizar y disponibilizar la información

• ¿La información es accesible y está disponible en tiempo y forma?
• ¿La información tiene sentido para sus destinatarios?
• ¿La información recupera otras informaciones necesarias?
• ¿La información es relevante?

Una nota final: al comienzo mencioné que las habilidades están conectadas por tanto siempre estamos desarrollando un conjunto de competencias ¿sabes cuantas habilidades referimos en este texto? Más de 60:

Comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, creatividad, análisis, conversación abierta, organización de la información, entrega de la información, comprensión, contextualización, conversación ágil, resolución de problemas, orientación al logro, participación activa, respuesta a pedidos, entrega de instrucciones, precisión, construcción de la información, colaboración, reuniones efectivas, identificación de emociones, autonomía, metodología de trabajo, habla asertiva, comunicación asertiva, autoconocimiento, conocimiento del equipo, seguridad personal, construcción de espacios seguros, entendimiento del objetivo, valoración de las personas, orientación a resultados, equilibrio, manejo de la sensibilidad, manejo de la susceptibilidad, amabilidad, asertividad, enfoque con amabilidad, perseverancia, comunicación escrita, escritura simple, formalidad, comunicación efectiva, lenguaje, exposición efectiva, sintaxis, escritura institucional, información actualizada, organización de la información, disponibilidad de la información, recuperación de la información, relevancia, expresión del punto de vista, respeto, dinamismo, lenguaje actual, comunicación amable, gramática, facilidad de lectura, administración del tiempo.

* Disponibilizar no está recogido por la Real Academia Española pero es de un uso extendido. La RAE recomienda expresiones como “poner a disposición” o “estar disponible” (RAE consultas 19 de junio de 2020). El verbo disponibilizar se recoge en portugués.

Fuente:
Borzani