En el año 2024 el POS se convertirá en un Documento Electrónico

Para el año 2024 en nuestro País se hará realidad el documento P.O.S electrónico, por medio de la resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023, mediante el cual se renovó el sistema de facturación, adoptando la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expidió del documento equivalente electrónico. Con esto, se extendió el Ecosistema de Facturación Electrónica creado por la (DIAN) para fiscalizar y controlar más a sus contribuyentes, por medio del aumento de los obligados a emitir documentos electrónicos y con ello, prácticamente, todas las empresas deberán reportar sus ventas en línea (electrónicamente) a la administración de impuestos.

¿Quiénes son los nuevos obligados a generar documentos electrónicos?

Los sujetos que emitan documentos equivalentes a la factura de venta serán los nuevos obligados a emitir estos documentos electrónicos. Recordemos que estos documentos están señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 y son:

1. El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.
2. La boleta de ingreso al cine.
3. El tiquete de transporte de pasajeros.
4. El extracto.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
6. El documento en juegos localizados.
7. La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
8. El documento expedido para el cobro de peajes.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.

y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 1493 de 2011.

Estas transacciones estaban siendo emitidas de forma “manual” por parte de sus vendedores, pero con dicho cambio ya deberán migrar al sistema electrónico y reportarlo de forma inmediata a la DIAN cada vez que una persona adquiera dicho servicio y/o bien.

¿Cuándo debo empezar a transmitir este documento electrónico?

La fecha límite de implementación y transmisión de forma electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, por parte de los obligados electrónicos, según la resolución en contexto será:

1. Para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., será de acuerdo con la calidad del contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios:

2. Otros documentos equivalentes:

¿Qué debo reportar en el documento equivalente electrónico?

Es importante tener en cuenta que esta nueva normatividad es aplicable para los contribuyentes que expiden estos documentos, es decir, para las personas que venden estos bienes y servicios, por lo que, a modo de ejemplo, es el banco, la empresa de cine y/o de servicios públicos, las que deben generar estos nuevos documentos por las ventas que hagan. De este modo, y revisando detalladamente la información que dichas organizaciones presentan en sus soportes de cobro, se evidencia que prácticamente no se les exige información adicional, simplemente deben convertir dicho documento en electrónico para su envío a la Dian cuando lo generen.

Este cambio surge porque hasta este año, los adquirientes (compradores) de estos bienes y servicios eran quienes debían transmitir dicha operación a la DIAN como documento soporte, para que tuvieran validez fiscal y deducibilidad dentro de sus impuestos. Por esto, a partir de dichas fechas, el comprador no tendrá que continuar con este procedimiento, ni hacer ninguna exigencia adicional para descontarse dichos gastos en impuestos.

A su vez, esta resolución trae un cambio muy importante para el documento P.O.S. que se convertirá en electrónico, motivo por el cual, desde su implementación este soporte volverá a ser deducible de impuestos, siempre y cuando se identifique con apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT al adquiriente, y más importante aún, ya no se tendrá la limitante de los 5 UVT que se viene implementando hasta la fecha, por lo que se podrán hacer por cualquier valor. Abogado por la resolución en mención, en el parágrafo del artículo 16.

¿Cómo debe generarse y transmitirse el documento electrónico?

La Dian estableció unos requisitos comunes que deben tener todos los documentos equivalentes electrónicos, de acuerdo con el artículo 19 de la resolución 165 así:

• Estar denominado utilizando la expresión que identifique cada documento, (de acuerdo con la señalado en el artículo 15 de Resolución) adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”, excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema
• P.O.S. el cual se denominará “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”
• Deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• La discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
• Tratándose del Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por DIAN.
• Fecha y hora de generación.
• Fecha y hora de expedición.
• Deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación.
• Valor total de la operación.
  Indicar la calidad del agente retenedor del impuesto sobre las ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.
• El código Único de documento equivalente electrónico -CUDE-
• El código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo técnico de documento equivalente electrónico”.
• Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico.

Conforme al artículo 20 de esta resolución, también fueron establecidos unos requisitos específicos, así:

1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos:

1.1. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

1.2. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.

1.3. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

2. Para los demás documentos se deberá contar con la descripción específica del servicio prestado o del bien, así como de la ubicación, lugar y tipo de operación para cada una de las actividades que se realicen de acuerdo con cada exigencia del documento a expedir.

Al igual que los demás documentos electrónicos existentes, los obligados podrán optar para cumplir con todos estos requisitos, bien sea con un software propio, el software gratuito de la Dian o con un Proveedor tecnológico, por esto, queremos contarte la buena noticia que desde la casa de QualityColombia contamos con soluciones informáticas con este servicio que podrás adquirir y cumplirle a la DIAN.

Finalmente, podemos deducir e interpretar que las empresas obligadas a esta implementación deben ir analizando desde ahora como abordaran dicho trabajo, para lo cual se sugiere ir revisando en cada una de nuestras organizaciones el volumen que manejamos en este momento de estas ventas, porque en entes como supermercados, tiendas y almacenes, donde se utiliza diariamente el documento P.O.S este procedimiento tendrá un gran impacto, debido a las capacitaciones que se tendrán que dar a los cajeros y las exigencias tanto en software como hardware con las que se deberá contar para poder hacer dicho envío. Sin dejar de lado, que prácticamente con esta nueva exigencia, toda la información financiera la tendrá la DIAN en línea (todos los documentos electrónicos) y no se podrán hacer “ajustes” al cierre del periodo.