Outsourcing, la solución externa

El outsourcing es una estrategia empresarial que ha ganado popularidad en el mundo corporativo.

 

Origen y definición

 

El término outsourcing proviene de la combinación de las palabras en inglés “out” (fuera) y “source” (fuente). En esencia, se refiere al uso de fuentes externas para llevar a cabo actividades o tareas que originalmente se realizaban internamente dentro de una organización. En otras palabras, es la subcontratación o externalización de una parte del negocio a una empresa especializada.

 

Este es el proceso mediante el cual una organización identifica un proceso dentro de su rutina que podría aumentar la productividad y derivar en optimización, involucrando a terceros que son subcontratados para ejecutar esa tarea o actividad.

 

En resumen, el outsourcing consiste en delegar algunas funciones a una empresa o equipo especializado en ellas, para aumentar la producción, acceder a mejores tecnologías o abaratar los costos dentro de la organización.

 

Las tareas van desde mantenimiento de las instalaciones hasta procesos complejos y meticulosos como la contabilidad o el reclutamiento de talentos.

 

Objetivos del outsourcing

• Optimizar gastos operativos:

El principal objetivo de la externalización de tareas es ofrecer una alternativa a la contratación directa de personal, aliviando la carga fiscal, salarial y económica que implica expandir una plantilla de trabajo.

• Mejorar la calidad de productos y servicios:

En ocasiones, las empresas no pueden adquirir la maquinaria o tecnología avanzada necesaria para producir sus mercancías. El outsourcing permite aprovechar las instalaciones y recursos de terceros para mantener altos estándares de calidad.

• Mitigar riesgos:

Dado que las compañías a menudo carecen de personal especializado en todas las áreas, corren el riesgo de gestionar tareas de manera inadecuada. Al subcontratar a una empresa, se cuenta con expertos en cada campo, lo que garantiza una ejecución adecuada y reduce los riesgos asociados.

• Fomentar colaboración y redes:

La externalización de tareas no deja a la empresa sola. Por el contrario, crea una comunidad de trabajo que facilita la entrada en nuevos mercados, la colaboración con otras empresas y la diferenciación frente a la competencia, es decir, genera nuevas oportunidades de negocio.

• Delegar responsabilidades:

Al distribuir tareas a empresas especializadas, las organizaciones pueden alejarse de labores que consumirían mucho tiempo o que no dominan. Esto les permite centrarse en aprovechar sus habilidades, recursos, empleados y experiencia.

 

Características del outsourcing

El outsourcing se caracteriza por:

• Enfoque estratégico:

Las empresas utilizan el outsourcing para concentrarse en su core business, delegando actividades no esenciales a terceros. Esto les permite dedicar más recursos y energía a su función central.

• Eficiencia operativa:

Al subcontratar tareas, las organizaciones pueden optimizar recursos y mejorar su eficiencia. Esto se traduce en una mayor productividad y competitividad.

• Reducción de costos:

Al externalizar ciertas funciones, las empresas pueden reducir gastos operativos. Esto incluye costos laborales, infraestructura y otros recursos.

• Flexibilidad:

El outsourcing permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a cambios en la demanda o en el mercado. Pueden escalar o reducir servicios según sea necesario.

 

Tipos de outsourcing

Una clasificación del outsourcing es esta:

• Táctico:

En términos generales, es una simple subcontratación para realizar una tarea específica y no tan imprescindible para la empresa. Su motivo principal es la reducción en los costos.

• Estratégico:

Fomenta una relación muy estrecha y estable con un tercero. Son alianzas estratégicas que toman forma de acuerdo con la codependencia que existe entre la tarea y las demás funciones de la organización. Su objetivo es mejorar la calidad o la capacidad de la empresa.

• Co-Sourcing:

En este caso, ambas organizaciones comparten responsabilidades y los riesgos que existen en la prestación del servicio. Es decir, existe una relación de sociedad entre las organizaciones.

• In house:

Se produce cuando el servicio de outsourcing se realiza dentro de las instalaciones de la empresa que la solicita.

• Offshoring:

En esta situación una empresa contrata a una compañía extranjera para manejar tareas o manufacturar sus productos. Esto se debe a que la empresa foránea puede ofrecer menores costos de manejo o producción que las nacionales.

• Off Site:

Es el término para los servicios que son ejecutados dentro de las instalaciones de las empresas que prestan el servicio y luego son distribuidas directamente al consumidor desde ese lugar.

 

Y también existen otros tipos de subcontratación, según su sector:

• Outsourcing de procesos de negocio (BPO):

Implica subcontratar procesos como la contabilidad, recursos humanos o atención al cliente.

• Outsourcing de tecnología de la información (ITO):

Se refiere a la subcontratación de servicios relacionados con la tecnología, como desarrollo de software, soporte técnico o gestión de redes.

• Outsourcing de manufactura (MO):

Con este tipo de outsourcing las empresas externalizan la producción de bienes a terceros.

• Outsourcing de diseño y creatividad:

Involucra la subcontratación de servicios creativos como diseño gráfico, marketing digital o desarrollo web.

 

Ventajas

El outsourcing tiene sus beneficios:

• reducción de gasto en manufactura, sueldos, inversión y equipo o maquinaria;
• respuesta oportuna y efectiva al cambio del entorno;
• fortalecimiento de los procesos de la empresa;
• construcción de relaciones comerciales y corporativas;
• difusión de una nueva y mejor imagen de la organización;
• competencia mano a mano con otras compañías del sector con mejores tecnologías y un mayor alcance;
• familiarización con nuevas tecnologías;
• optimización de tiempos de entrega y calidad, lo que favorece el desarrollo organizacional;
• obtención de datos precisos para optimizar las decisiones;
• acceso a mejores recursos tecnológicos sin la necesidad de capacitar al personal;
• disponibilidad de servicios de información de manera oportuna;
• aplicación de talentos y recursos en sectores estratégicos de la empresa;
• flexibilidad dentro de la organización y reducción en sus gastos fijos.

Inconvenientes

La externalización de tareas también tiene ciertos inconvenientes:

• dependencia de terceros en cuanto a innovación;
• pérdida de contacto directo con nuevas tecnologías y métodos disponibles para mejorar los procesos;
• entrega de recetas y técnicas a otras empresas que pueden usarlas para plantar competencia;
• la falta de planificación en el proceso de outsourcing puede provocar que la reducción de costos no sea tan positiva como se espera;
• problemas, costos y retrasos en caso de que el proveedor de servicios no pueda hacerse cargo de algún proceso y haya que buscar otro;
• reducción de control y beneficios en el proceso de entrega de productos y servicios.

En resumen, el outsourcing es una herramienta estratégica que permite a las empresas optimizar recursos, mejorar su eficiencia y mantener la competitividad en un mundo empresarial en constante cambio.

 

Actualmente la externalización surge como una solución y herramienta para que muchas empresas puedan delegar funciones vitales y no vitales con el fin de mejorar su productividad, aumentar rentabilidad y ganar experiencia en terrenos tecnológicos y de gestión inexplorados hasta el momento por ellos.

 

Todo emprendedor o empresario debe considerar la subcontratación en, al menos, un proceso dentro de su empresa, no solo porque trae beneficios innegables en términos financieros, sino también porque conduce hacia la cooperación con otras empresas lo que puede generar nuevas oportunidades de crecimiento.

Fuente:
Empresaactual