Soluciones de Compliance para empresas y cómo elegir la adecuada

Elegir soluciones de Compliance se ha convertido en una decisión de gestión, no solo en un trámite jurídico. La normativa española exige cada vez más a las empresas que demuestren cómo previenen y gestionan sus riesgos legales, y el mercado responde con una oferta amplia que va desde procesos básicos hasta plataformas completas.

 

Antes de contratar nada, conviene entender qué necesita realmente tu empresa según su tamaño, su sector y su exposición al riesgo.

 

Qué son las soluciones de Compliance y para qué sirven

Las soluciones de Compliance son procesos, controles y herramientas que ayudan a una empresa a prevenir, detectar y gestionar incumplimientos legales, regulatorios y éticos. Suelen combinar software, canal de denuncias, políticas, formación y seguimiento de terceros para reducir riesgos y demostrar cumplimiento.

 

La clave está en el plural. Una solución de Compliance no es solo un software: incluye roles, procedimientos, evidencias y cultura. La norma internacional ISO 37301 define el sistema de gestión del Compliance precisamente como un conjunto para establecer, implementar, evaluar y mejorar el cumplimiento de forma continua.

 

En España, el anclaje más visible está en el artículo 31 bis del Código Penal, que regula la responsabilidad penal de la persona jurídica y prevé la exención o atenuación si el órgano de administración ha adoptado y ejecutado eficazmente modelos de organización y gestión idóneos antes de la comisión del delito.

 

Por eso, una solución de Compliance cumple tres objetivos a la vez : responde a una necesidad legal, ordena una necesidad operativa y eleva la madurez de gestión de tu negocio.

 

Qué tipos de soluciones de Compliance necesita una empresa

La forma más útil de ordenar las soluciones de Compliance para empresas es por capas: un núcleo común que casi toda organización debería tener y, encima, módulos especializados según el riesgo de cada actividad.

 

El propio Código Penal marca los mínimos del modelo: identificar actividades de riesgo, fijar protocolos de decisión, controlar los recursos financieros, establecer el deber de informar, incluir un sistema disciplinario y revisión del modelo de forma periódica.

 

Soluciones básicas

El núcleo base que conviene a la mayoría de empresas españolas, esté o no regulado su sector, se compone de estas piezas:

• Mapa de riesgos que identifique las actividades donde pueden cometerse incumplimientos.
• Políticas y código ético aprobados por el órgano de administración.
• Un responsable interno del sistema. En empresas de pequeñas dimensiones, el Código Penal permite que el propio órgano de administración asuma la supervisión.
• Formación periódica a la plantilla.
• Registro de evidencias: quién hizo qué, cuándo y con qué resultado.
• Revisión periódica del modelo.

En muchas pymes, el salto real no es tecnológico: es pasar de documentos aislados a un sistema ordenado, con roles, plazos y trazabilidad.

 

Soluciones especializadas

Sobre ese núcleo se añaden módulos según la exposición de cada empresa:

• Compliance penal. Matriz de riesgos penales, protocolos, órgano de supervisión y revisión periódica, con la UNE 19601 como referencia certificable.
• Canal interno de información con gestión de casos, permisos y libro-registro, conforme a la Ley 2/2023 y con la ISO 37002 como guía de gestión.
• Compliance tributario. Controles sobre riesgos fiscales, aprobaciones y documentación con trazabilidad, según el marco de la UNE 19602, con utilidad probatoria ante la Administración tributaria o los tribunales.
• Prevención del blanqueo (PBCFT). Si tu actividad te convierte en sujeto obligado según la Ley 10/2010, necesitarás diligencia debida, examen especial, comunicación al supervisor, evidencia y conservación documental.

Además, si eres entidad financiera, soluciones como FATCA y CRS de INFORMA cubren la clasificación, el reporting y la custodia documental que exigen ambas normativas sin desarrollos tecnológicos propios.

• Protección de datos y ciberseguridad. Control de accesos, minimización, retención y gestión de incidentes.
• Due diligence de terceros. Verificación de proveedores, clientes y socios antes de contratar.

INFORMA pone a tu disposición herramientas que permiten comprobar quién está realmente detrás antes de firmar: D&B Risk Analytics Supplier Intelligence verifica empresas y directivos contra la Data Cloud de Dun & Bradstreet y realiza el screening de terceros frente a listas de sanciones y PEP (Dow Jones), con valor probatorio. Además, incorpora monitorización continua de tus proveedores: si el riesgo cambia, salta la alerta. Titularidad Real identifica a los dueños últimos de una sociedad con datos de Registradores y Notariado.

 

Software de Compliance y funciones que debe incluir

Un software de Compliance es la capa tecnológica que ayuda a operar el sistema: automatiza flujos, conserva evidencias, segmenta accesos y genera alertas y reporting. No sustituye el análisis de riesgos, la función de supervisión ni la responsabilidad del órgano de administración; los apoya.

 

¿Lo necesita tu empresa? El software pasa de opcional a casi imprescindible cuando se acumulan varias de estas condiciones a la vez: más de una sociedad, varios centros o países, canal de denuncias obligatorio, alta rotación documental, auditorías frecuentes, terceros críticos, requisitos AML (Anti-Money Laundering) o fiscales intensivos y necesidad de reporting al consejo.

 

Una pyme con un modelo sencillo no necesita una suite GRC completa desde el primer día; necesita primero un sistema proporcionado y auditable.

 

Cuando el riesgo se concentra en terceros, plataformas como D&B Risk Analytics Compliance Intelligence de INFORMA resuelven en un único entorno el screening contra listas de sanciones, PEP (Personas Expuesta Políticamente) y medios adversos, la identificación de UBO (Ultimate Beneficial Owners) y la monitorización continua con alertas automáticas ante cualquier cambio de riesgo.

 

Lo que marca la diferencia no es tanto la búsqueda como el marco: la herramienta permite definir tu propia política de compliance -- umbrales de coincidencia, qué nivel de riesgo obliga a escalar -- y aplicarla de forma homogénea a todos tus terceros mediante un screening estructurado en cinco pasos.

 

Canal de denuncias para empresa y requisitos legales

El canal de denuncias, regulado por la Ley de Protección de Informantes, es obligatorio en España para las empresas privadas con 50 o más trabajadores, y también para determinadas entidades sujetas a normativa financiera, de prevención del blanqueo, transporte o medio ambiente aunque tengan menos plantilla.

 

Sus requisitos esenciales son estos:

• El órgano de administración es el responsable de implantar el sistema y debe designarse un Responsable del Sistema.
• El canal debe admitir comunicaciones por escrito o verbales, incluso una reunión presencial en un máximo de siete días si el informante la solicita, y permitir denuncias anónimas.
• Es obligatorio llevar un libro-registro de informaciones e investigaciones, limitar el acceso a perfiles concretos y suprimir los datos no necesarios. Si pasan tres meses sin iniciar investigación, los datos deben suprimirse, salvo para dejar evidencia del funcionamiento del sistema, y en ningún caso pueden conservarse más de diez años.
• La gestión puede externalizarse si el tercero ofrece garantías de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones, pero externalizar el canal no traslada la responsabilidad legal fuera de tu empresa.

Soluciones como el Canal de Denuncias EQS de INFORMA cumplen estos requisitos con anonimato total para el informante y almacenamiento cifrado en centros de la UE certificados en ISO 27001.

 

La ley facilita arquitecturas compartidas como que las entidades privadas de 50 a 249 trabajadores pueden compartir el sistema y los recursos de gestión, y en los grupos de sociedades la dominante puede aprobar una política general con un sistema común.

 

Además, se consideran infracciones graves obstaculizar la comunicación, adoptar represalias o vulnerar la confidencialidad, con multas de hasta 1.000.000 de euros para personas jurídicas y posibles restricciones como la prohibición de contratar con el sector público en determinados supuestos.

 

Cómo elegir e implantar una solución de Compliance sin errores

Para elegir bien una solución de Compliance, empieza por los riesgos y las personas. Los errores más frecuentes son cuatro: comprar tecnología antes de definir riesgos y procesos, creer que externalizar traslada la responsabilidad al proveedor, implantar el canal sin gobernanza de accesos ni reglas de retención y tratar el Compliance como un asunto exclusivo de legal, aislado del resto de la empresa.

 

Frente a eso, cinco prácticas marcan la diferencia:

1. Empieza por un mapa de riesgos y construye desde ahí.
2. Define un modelo proporcional al tamaño y la complejidad de tu empresa.
3. Escoge herramientas que permitan evidencia y reporting.
4. Revisa permisos, anonimato, plazos, retención y exportación probatoria, antes de contratar, no después.
5.  formación completada, incidencias recibidas, tiempos de cierre, terceros revisados y actualizaciones documentales cerradas.

 

Al final, la mejor solución de Compliance es la que tu empresa puede sostener y demostrar. Un sistema proporcionado, con roles claros, canal bien gobernado y evidencias exportables te dejará preparado ante una auditoría, una inspección o un incidente. 

 

Las soluciones de Compliance de INFORMA cubren ese recorrido completo, desde el canal de denuncias hasta la verificación y monitorización de terceros. Solicita una demo para ver cuál encaja con tu nivel de riesgo.

 

Créditos Imagen superior: Nano Banana 2

Fuente:
Empresa Actual - Datos y noticias actuales