Subcontratar o no la función del Oficial de cumplimiento

La Superintendencia de Sociedades, en cumplimiento de las recomendaciones del GAFI (ver recomendación 28), emitió la Circular Externa 100-000016 del 24 de Diciembre de 2020, con la que la da un “UP Grade” al ya conocido SAGRLAFT 2.0, pasando a un renovado SAGRILAFT, mediante la modificación el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017).

El objetivo principal de esta modificación es profundizar el enfoque basado en riesgos, tanto en la supervisión que realiza la Superintendencia como en la creación de políticas y matrices por parte de las entidades obligadas al cumplimiento del régimen de AUTOCONTROL, GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LA/FT/FPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF, y en la identificación, segmentación, calificación, individualización, control y actualización de los factores  y  riesgos asociados a la probabilidad de que estas puedan ser usadas o puedan prestarse como medio en actividades relacionadas con el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y  financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva.

En este artículo nos vamos a referir a la posibilidad de contratar a una persona que no está vinculada laboralmente a la Empresa, novedad que se indica en el numeral 5.1.4.3.1. “Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento”.

Esta decisión debe ser tomada con mucho cuidado y diligencia por parte de la Junta Directiva. Para apoyar la misma y realizar un mejor análisis, incluimos a continuación un análisis de Ventajas y Desventajas de que el Oficial de Cumplimiento no este vinculado laboralmente a la Empresa.

Tabla 1:  Ventajas y Desventajas de subcontratar un Oficial de Cumplimiento externo a la organización. 

Como esta lista no es extensiva, es recomendable que para la toma de la decisión, se realice un análisis del contexto de cada organización.

Ahora bien, previo a la contratación la Junta Directiva debe determinar de manera expresa:

• El perfil del Oficial de Cumplimiento
• Las incompatibilidades e inhabilidades
• Administración de conflictos de interés
• Funciones específicas

Es necesario tener en cuenta que la norma requiere que el Oficial de Cumplimiento cumpla con una experiencia y requisitos necesarios, los cuales incluyen:

1. Tener un título profesional.
2. Acreditar experiencia mínima de seis  meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT.
3. Acreditar conocimiento en materia de administración del riesgo del lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva.

Además, se requiere que la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento cumpla como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con la Junta Directiva.
2. Depender directamente de la junta directiva o el máximo órgano social de la organización.
3. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. Del Capítulo X.
4. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
5. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
6. No ser Oficial de Cumplimiento en más de diez Empresas Obligadas.
7. Para ejercer como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada debe:
   a) El Oficial de Cumplimiento deberá certificar a la organización.
   b) El órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
8. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) del Capítulo X.
9. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

Es recomendable que el proceso de selección se realice de tal forma en que los proveedores de este servicio puedan ser evaluados en las mismas condiciones, para lo cual se debería solicitar un modelo de propuesta y de valoración para documentar la toma de la decisión. La cual puede incluir  los siguientes aspectos:

• Hoja de vida del Oficial de Cumplimiento propuesto
• Experiencia especifica en riesgos
• Formación académica
• Metodología para la prestación del servicio
• Tiempo que se destinara a la realización de la función
• Acuerdo de confidencialidad (es recomendable que la Empresa cuente con este documento, así como con el modelo del contrato previo al inicio del proceso de selección)

Honorarios

El Oficial de Cumplimiento elegido, será una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT. La designación del Oficial de Cumplimiento es una responsabilidad de la junta directiva. En el caso de que no exista junta directiva, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.

Una vez realizada la designación la Empresa deberá certificar que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en el presente Capítulo X y deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente).

Con la anterior información se deberá remitir la hoja de vida del Oficial y copia del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación o autorización para ser designado, según corresponda.

Finalmente, se deben tener siempre presente que la empresa, su representante legal y la junta directiva, en los casos en que exista este órgano, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos, que sean necesarios para la puesta en marcha del SAGRILAFT y el desarrollo adecuado de las labores de auditoría y cumplimiento de este.

Es importante destacar que el SAGRILAFT debe incluir las sanciones o consecuencias para empleados, administradores, asociados o terceros, por el incumplimiento o inobservancia de sus disposiciones.

Fuente:
blogs.portafolio.co